Виртуальный офис (виртуальный секретарь)

Электронный офис: удаленная обработка вызовов

Зачем компании виртуальный офис?

Функции виртуального офиса полезны компаниям малого и среднего бизнеса для экономии на содержании офиса и штатных сотрудников-секретарей. Виртуальный офис решает задачи профессионального секретаря, но не требует больших затрат на организацию рабочих мест и содержание персонала. В последнее время многие компании отдают электронный офис на аутсорсинг.

Как работает виртуальный секретарь?

Для организации виртуального офиса обычно выделяется многоканальный телефонный номер (городской или бесплатный номер 8-800). Этот номер можно анонсировать как единый телефонный номер организации. Клиенты, которые звонят виртуальному секретарю, получают ответы на свои вопросы, делают заказы, а также могут быть соединены с менеджерами компании в корпоративной телефонной сети. Однако при этом оператор может находиться вне офиса (дома, в пути или в другом городе) и работать удаленно, в том числе круглосуточно.

Телефонный номер может быть тоже виртуальным. Например, компания, находящаяся в Ростове-на-Дону, может приобрести телефонный номер в коде 495 и принимать звонки на свой московский номер от клиентов из Москвы.

Виртуальный телефонный номер не привязан к конкретному адресу и не требует установки дополнительного оборудования. Виртуальный номер остается за компанией, даже если ваш офис переедет. Все поступающие на виртуальный номер звонки посредством IVR Asterisk могут переадресовываться на мобильные и городские стационарные номера.

В чем выгода виртуального офиса?

Как и оператор call центра, виртуальный секретарь может принять звонок или факс, оформить заказ в CRM-системе и связаться с нужными сотрудниками (в том числе по e-mail или sms). Виртуальный секретарь экономит немало времени, отсекая нежелательные звонки. При необходимости можно организовать переадресацию входящих телефонных вызовов на любые номера сотрудников.

Благодаря гибкой и удобной настройке, виртуальный офис позволит обработать все поступающие звонки, независимо от их количества.

Преимущества использования виртуального офиса - это круглосуточная обработка всех звонков, гибкая переадресация вызовов, управление электронным офисом из любой точки, экономия на аренде и услугах секретаря (можно передать электронный офис на аутсорсинг).