Факс-сервер: отправка и прием факсов

Автоматизация рутинных операций по передаче и приему факсов

Зачем нужен факс-сервер?

Каждый из нас неоднократно сталкивался с необходимостью отправить или принять факс. Иногда значительная часть деятельности компании состоит из обмена документами по факсу: дозвона до нужных абонентов, передачи документов по каналам связи и подтверждений успешного прохождения факсов.

Руководители, которые осознают объемы трудозатрат на обмен факсами, стремятся автоматизировать этот процесс и облегчить его для сотрудников. Очевидно, что в результате можно высвободить огромное число ресурсов (временных, трудовых, финансовых) и направить их на достижение бизнес-задач предприятия.

Наша компания предлагает решение по организации факс-сервера, способного взять на себя всю рутинную работу по приему и отправке факсимильных сообщений.

От локальных программ рассылки факсов решение отличает тесное взаимодействие факс-сервера с call центром компании. Благодаря интеграции этих приложений все пользователи компании работают в единой коммуникационной среде и могут легко обрабатывать значительное число факсов меньшими усилиями.

Как можно отправить и принять факс с помощью факс-сервера?

Отправка факса через факс-сервер может осуществляться вручную пользователем либо автоматически из веб-приложения.

При ручной отправке факса пользователь самостоятельно выбирает документы для отправки - текстовые файлы в формате PDF.

Процесс отправки факса с помощью программы HylaFAX выглядит так. Пользователь указывает документы для передачи по факсу, затем задает в специальном поле телефонный номер получателя, программа дозванивается до абонента и начинает передачу факса. Перед отправкой факса может транслироваться голосовое сообщение вида: "Примите, пожалуйста, факс от компании...".

Что дает автоматическая отправка факсов?

Автоматическая отправка факса происходит без участия пользователя, средствами факс-сервера и интегрированных с факс-сервером приложений. В этом случае необходимо настроить правила для запуска процесса передачи файлов. Например, послед оформления заказа клиента система, отвечающая за управление заказами, формирует счет на оплату и передает его факс-серверу (помещает его в виде PDF-файла в определенную папку). Факс-сервер обнаруживает документ и передает его по факсу на указанный номер.

Наша компания берет на себя работы по подготовке документов для отправки по факсу из типовых бизнес-приложений (1С, Excel и т.п.), в том числе, с возможностью внедрения в документ печати и подписи руководителя. Для получателей факсов такие документы не отличаются от оригинальных, отправляемых факсом. Но отправители получают значительные преимущества - сокращается время на подготовку и передачу факса, не расходуется бумага, руководители не отвлекаются на подпись и распечатку множества типовых документов.

Автоматическая отправка документов через факс-сервер удобна во многих случаях, таких как массовая рассылка финансовых документов (счетов, счетов-фактур, актов и накладных), оповещение клиентов и поставщиков, ежедневное формирование заявок на поставку товаров и услуг и т.п.

Как обрабатываются входящие факсы?

Факс-сервер позволяет упростить прием и обработку входящих факсов. Все факсы, поступающие в компанию, могут фиксироваться в виде файлов на сервере компании в общей папке либо в папках сотрудников. Одновременно с получением факса факс-сервер может направить документ на заданные адреса электронной почты (факс на e-mail).

Использование голосового меню позволяет отправителям быстро переключиться на факс и передать документ в полуавтоматическом режиме. При этом факс компании никогда не будет занят: факс-сервер может принять документ на любой свободный порт в VoIP шлюзе FXO. Клиенты компании оценят удобство обмена факсами с Вашей компанией.

Ограничения в использовании факс-сервера

Обращаем Ваше внимание, что IP факс-сервер не гарантирует 100% прием и отправку факсов. Ввиду того, что у Вас или Ваших клиентов могут быть плохие телефонные линии связи, прием и отправка факсов могут быть затруднены. Однако, если качество линий хорошее, факс-сервер работает без проблем.

Проблемы при использовании электронного факса выражаются, например, в том, что факсы могут приходить в плохом качестве. Кроме того, нельзя одновременно говорить по телефону и отправлять факс: отправка и получение факсов на стороне факс-сервера происходят только в автоматическом режиме. На стороне другого абонента возможны как ручная, так и автоматическая обработка факсов.